Het succesvol opvolgen van een lead is één van de uitdagingen in het verkoopproces. Wij geven je daarom een aantal tips en handvatten om de effectiviteit van je inspanningen te vergroten.

Een vraag die wij regelmatig gesteld krijgen is hoe je als bedrijf een lead opvolgt die je via onze software krijgt aangeleverd. Je ziet namelijk wel welk bedrijf je website heeft bezocht alleen weet je nog niet welke persoon het precies is geweest.

5 mogelijkheden om contactgegevens te achterhalen

De eerste stap is te achterhalen wie zich binnen een organisatie bezighoudt met het aankoopproces. Binnen kleinere bedrijven worden dit soort beslissingen vaak genomen door de eigenaar of directeur, terwijl grotere organisaties dit vaak hebben ondergebracht bij een bepaalde afdeling. Om deze gegevens te achterhalen zijn er vijf mogelijkheden:

1. Online Succes widgets: Mogelijke contacten en LinkedIn connecties
2. Bedrijfswebsite
3. Google
4. LinkedIn
5. Company.info

1. Online Succes: Mogelijke contacten + LinkedIn widgets

In Online Succes vind je op de bedrijfsdetail pagina het widget ‘Mogelijke contacten’. Dit biedt je mogelijke contactpersonen die relevant zijn voor het desbetreffende bedrijf en scheelt je tijd wanneer je opzoek bent naar personen om te benaderen. Zie punt 9. in onderstaande animatie:

Ook kun je via het LinkedIn widget op de bedrijfsdetail pagina relevante contacten achterhalen. Hiervoor hoef je enkel op LinkedIn te zijn ingelogd. Hierna zie je in Online Succes (via het Linkedin widget) de mensen in je eerste- en tweedegraads netwerk die bij het bedrijf werken. Zie punt 10. in bovenstaande animatie.

2. Bedrijfswebsite

De meeste bedrijfswebsites hebben tegenwoordig een ‘over ons’ of ‘team’ pagina waar je de juiste personen kunt vinden, soms ook met links naar social media profielen voor meer informatie. Ook kun je bij nieuws- of persberichten quotes van directieleden vinden en staan daar soms contactgegevens bij voor meer informatie.

3. Google

Google en andere zoekmachines zijn een uitstekende manier om beslissers te vinden. Zoek bijvoorbeeld op de specifieke functie in combinatie met de bedrijfsnaam.

Soms zijn via Google contactgegevens te achterhalen. Type bijvoorbeeld de naam van jouw contactpersoon in combinatie met ‘email’ in. Ook kun je vaak een patroon achterhalen op basis waarvan de e-mailadressen binnen het bedrijf zijn opgebouwd. Dit kun je doen door in Google te zoeken op “@website.nl” e-mail.

4. LinkedIn

Als het bedrijf een LinkedIn profiel heeft kun je ook de personen die bij dit bedrijf werkzaam zijn bekijken. Let wel op dat wanneer je geen betaald LinkedIn-abonnement hebt je tegen een weergavenlimiet kunt aanlopen.

5. Company.info

Via Company.info vind je eenvoudig van ieder bedrijf de directie of bestuursleden, wat vooral bij MKB-bedrijven interessant is.

Opvolging via meerdere contactmomenten

De volgende stap is om het contact aan te gaan met deze persoon, maar uit onderzoek van Conversica blijkt echter dat maar liefst twee derde van de bedrijven hierin faalt.

Een van de redenen hiervoor is dat de salesafdeling te snel opgeeft. Uit onderstaande afbeelding van LeadSimple komt naar voren dat na het eerste contactmoment 43% al opgeeft, terwijl dit na het tweede en derde contactmoment oploopt tot maar liefst 80%.

Een studie van YesWare op basis van 500.000 sales e-mails bevestigt dit beeld, waarbij het salesproces bij 70% al stopt wanneer de eerste e-mail niet wordt beantwoord. Geef daarom niet op en gebruik de kanalen die je voorhanden hebt!

LinkedIn connectieverzoek

Nadat je de persoonsgegevens hebt verzameld is het tijd om het contact aan te gaan. LinkedIn is hiervoor een uitstekend begin.

Door het LinkedIn-profiel te bezoeken krijgt je niet alleen meer achtergrondinformatie van iemand, bijvoorbeeld of en zo ja welke gemeenschappelijke LinkedIn-contacten jullie hebben, maar kom je ook onder de aandacht bij deze persoon. LinkedIn geeft namelijk een melding wie je profiel de afgelopen periode heeft bezocht.

De volgende stap is om de contactgegevens te achterhalen. Wanneer deze persoon nog niet tot je LinkedIn-netwerk behoort kun je een persoonlijke uitnodiging sturen waarin je meer over jezelf en je bedrijf vertelt. Zodra diegene je connectieverzoek heeft geaccepteerd stuur je een welkomstbericht waarin je aangeeft graag te helpen of verwijst naar een relevant artikel of case studie.

Vervolgens kun je een relatie opbouwen via LinkedIn. Reageer bijvoorbeeld op een bericht dat iemand heeft gedeeld. Zorg er daarbij wel voor dat je reactie van meerwaarde is voor deze persoon en zijn netwerk. Deel daarnaast ook zelf waardevolle informatie op LinkedIn, zodat deze op de tijdlijn van je connecties wordt weergegeven. Op deze manier bouw je een band op met iemand en kun je op een gegeven moment contact opnemen om eens nader kennis te maken of voor te stellen een demo van je product of dienst te laten zien.

E-mail opvolging

Je kunt naast LinkedIn ook een stap verder gaan en direct opnemen met die persoon via een e-mailadres. Hunter.io is bijvoorbeeld een handige Chrome extensie om snel e-mailadressen te achterhalen van LinkedIn-gebruikers, mocht je deze nog niet via de eerder genoemde mogelijkheden achterhaald hebben.

Een e-mail is voor veel mensen het startpunt om leads op te volgen vanwege de laagdrempeligheid. Een van de voordelen is dat je via een e-mail je verhaal duidelijk kunt uitleggen. Door daarbij links toe te voegen naar relevante artikelen of case studies onderbouw je jouw verhaal en zorg je voor meer interactie. Maak je bericht in ieder geval altijd persoonlijk, anders haken mensen al snel af.

Het hierboven genoemde onderzoek van YesWare laat zien dat maar liefst 91% van de mensen die een e-mail openen binnen een dag reageert. Daarnaast blijkt dat op 90% van deze reacties binnen een dag weer een e-mail terug volgt, waarna vervolgens bij de helft van de geopende e-mails binnen drie uur een reactie komt. Deze korte attentiespanne laat zien dat je met e-mails proactief moet zijn en rekeninghouden dat de meeste reacties op je e-mail binnen een dag volgen.

Als je binnen twee dagen nog geen reactie hebt ontvangen is het echter zaak om direct te reageren middels een follow-up. Er zijn diverse handige tools en plugins waarmee je kunt nagaan of je e-mail door de ontvanger is geopend. Naast de standaard leesbevestigingsfunctie in Outlook heb je voor Gmail bijvoorbeeld Mailtrack. Ook kun je YesWare hiervoor gebruiken.

Uit onderzoek blijkt ook dat wanneer je een follow-up stuurt, je 21% kans hebt dat je alsnog een reactie ontvangt en daarna de kans op een reactie rond de 25% ligt. Zorg er dus voor dat je mensen meerdere keren een e-mail stuurt waarin je hen eraan herinnert dat zij nog niet gereageerd hebben. Op deze manier weet je ook zeker of iemand geïnteresseerd is in je product of dienst.

Lead opvolging via direct mail

Naast online kan ook offline een uitstekend kanaal zijn om leads op te volgen, juist omdat je je hiermee onderscheidt van veel andere bedrijven die dit niet doen.

Direct mails zijn nog altijd een duidelijke manier om je bedrijf te presenteren en kun je direct richten op de juiste persoon binnen het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan een direct mail waarbij je een persoonlijke kaart naar iemand toestuurt met een unieke kortingscode voor je product of dienst.

Je kunt je creativiteit hierin volledig de vrije loop laten. Zoals Roy Ishak deed voor het restaurant van zijn vader door portemonnee’s in voortuinen neer te leggen. In de follow-up brief gaf hij 10% korting in het restaurant als vindersloon voor de ‘gevonden’ portemonnee wat maar liefst 18,2% respons in de vorm van nieuwe gasten opleverde. Dit is weliswaar een B2C voorbeeld, maar kan uitstekend worden toegepast voor B2B (zeker in de financiële sector).

Direct mails zijn daarbij goed meetbaar. Daarnaast biedt het je een extra contactmoment voor een follow-up per mail of telefoon, zowel wanneer iemand wel of niet heeft gereageerd op je direct mail.

Telefonische leadopvolging

Veel mensen voelen zich opgelaten bij het nabellen van leads. Daarom is het belangrijk om voor jezelf eerst een aantal punten op papier neer te zetten voordat je aan de slag gaat. Hierdoor creëer je structuur voor jezelf.

De eerste horde is om de juiste persoon te pakken te krijgen. Mensen nemen namelijk lang niet altijd de eerste keer de telefoon op en het vergt vaak meerdere pogingen voordat je contact hebt, zeker als je tussenschakels als een secretaresse hebt.

Onderstaande afbeelding uit een onderzoek van Velocify laat de correlatie zien tussen het aantal contactpogingen en de kans dat je contact krijgt. Bij de eerste poging is de kans grofweg één op twee, terwijl dit bij de derde poging is gestegen tot 81%.

Wanneer je de juiste persoon aan de lijn krijgt kan een goed begin zorgen dat alle deuren voor je opengaan. Zorg er daarom voor dat je een belscript hebt zodat je voorbereid bent op verschillende scenario’s.

Bellen naar aanleiding van eerder contact via bijvoorbeeld LinkedIn, e-mail of direct mail is altijd eenvoudiger dan koud bellen. Tijdens het telefoongesprek kun namelijk je direct inhaken op gesprekken die je via deze kanalen hebt gevoerd. Vervolgens kun je vragen of iemand nog advies nodig heeft of tijd voor een persoonlijk gesprek.

De juiste timing

Timing van je contactmoment is ontzettend belangrijk voor de conversie. Uit onderzoek van de Harvard Business Review en InsideSales komt naar voren dat woensdag en donderdag de beste dagen zijn om telefonisch contact op te nemen, waarbij het beste tijdstip tussen 16-17 uur is. Dit kan voor jouw branche misschien anders zijn, dus test dit vooral.

Maak een follow-up schema

Zet voor jezelf een schema op om leads op te volgen, waarin je vastlegt welke contactmomenten je wanneer doet. Maak hierin een verschil tussen warme en koude leads. Warme leads zullen eerder reageren en bereid zijn om je product of dienst af te nemen, terwijl koude leads meer tijd nodig hebben. Registreer vervolgens deze contactmomenten in een Excel sheet of een CRM.

Hieronder zie je een voorbeeldschema van LeadSimple, dat je uiteraard kunt verlengen tot een periode die past bij je sector. Sommige producten en diensten hebben namelijk een langere doorlooptijd voordat een lead converteert.

Conclusie

Het opvolgen van een lead kan op verschillende manieren worden gedaan. De eerste stap is om de belangrijkste persoonsinformatie te vergaren. De volgende stap is om contact op te nemen, wat het beste aan het einde van donderdagmiddag kan worden gedaan. Geef daarbij vooral niet op als je bij je eerste poging geen reactie ontvangt per e-mail of iemand niet direct aan de telefoon krijgt. Het loont namelijk om meerdere keren iemand te benaderen.