Hoe groter de organisatie, hoe moeilijker het meestal is om de juiste contactpersoon binnen het bedrijf te vinden. In dit artikel leg ik je uit hoe je deze speld in de hooiberg vindt en je succesvol contact opneemt.

Een van de grootste obstakels bij het werven van nieuwe klanten is dat je de juiste persoon binnen een organisatie vindt. Hoe goed jouw pitch aan je ideale klant ook is, als je de verkeerde persoon spreekt verspil je de tijd van jezelf en van die persoon.

Daarom is het belangrijk om extra tijd te steken in het vinden van de juiste persoon. Ik help je met een gedegen stappenplan en geef je tips waar je op moet letten als je het eerste contact legt.

Stappenplan

Voordat je aan de slag gaat met het vinden van de juiste beslisser is het belangrijk om de volgende stappen te doorlopen:

• Maak je propositie duidelijk
• Creëer voor je beslisser een persona
• Onderzoek het bedrijf
• Denk ook aan beïnvloeders

Maak je propositie duidelijk

Voordat je überhaupt de telefoon oppakt of de eerste woorden van je e-mail typt moet je ervoor zorgen dat je propositie duidelijk is. Welke waarde kun jij aan potentiële klanten bieden.

Schrijf onder meer op welke voordelen jouw product of dienst biedt, welke problemen het oplost en hoe het zich onderscheidt van de concurrentie.

Creëer voor je beslisser een persona

Net als dat je voor je ideale klant een buyer persona opstelt raad ik je aan om voor je beslisser een persona te maken. Met deze persona maak je voor jezelf inzichtelijk welke eigenschappen van een beslisser belangrijk voor je zijn. Denk onder meer aan:

• Functietitel
• Verantwoordelijk voor het budget of bevoegd om aankoopbeslissingen te nemen
• Bezig met opstellen en/of uitvoeren van de strategie
• Hoeveel jaren iemand werkzaam is bij het bedrijf en/of de ervaring in de functie.

Onderzoek het bedrijf

De juiste contactpersoon vinden hangt allereerst af van de grootte van de organisatie. Bij kleinere bedrijven worden aankoopbeslissingen vaak door de eigenaar of de directeur genomen, terwijl in grotere organisaties vaak een afdelingshoofd of iemand die de budgetten bewaakt verantwoordelijk is.

Je bent daarom hoofdzakelijk op zoek naar de beslisser, ook wel de Decision Making Unit (DMU) genoemd.

Hierin is het belangrijk om een DMU te vinden die zo hoog mogelijk in de organisatie werkzaam is, omdat de kans het grootst is dat hij of zij verantwoordelijk is over de aanschaf van een product of dienst. Mocht dat toch niet het geval zijn, kan deze persoon je vaak wel doorverwijzen naar de juiste beslisser binnen de organisatie. Bovendien is deze persoon van je op de hoogte, mocht de beslisser zich alsnog tot hem of haar wenden voor goedkeuring.

Let op dat per bedrijf functietitels kunnen verschillen en het daarom lang niet altijd loont om je daarop te focussen. Onderzoek daarom eerst het bedrijf zelf. De eerste stap hierin is door te kijken naar de bedrijfsgrootte:

• 0-10 medewerkers: De eigenaar neemt bijna altijd de beslissing, tenzij er mede-oprichters zijn zoals bijvoorbeeld een CTO of technisch directeur, CMO of marketing directeur.
• 10-500 medewerkers: Binnen deze organisaties zijn er vaak specifieke rollen zoals Business Development Manager, Sales of Marketing manager die de beslissing nemen.
• Meer dan 500 medewerkers: Hierin vervullen beslissers vaak regiospecifieke rollen als Marketing Manager EMEA (Europa, Midden-Oosten en Afrika) of Sales Manager DACH (Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland).

Denk ook aan beïnvloeders

De beslisser is de belangrijkste persoon om te achterhalen, maar is lang niet altijd diegene die volledig verantwoordelijk is voor de beslissing. Vaak wordt de beslisser beïnvloed door mensen binnen en buiten de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan teamleden die hun mening geven.

Het is daarom belangrijk om ook deze beïnvloeders te vinden en te overtuigen van je product of dienst, zodat zij jou zullen aanraden tijdens aankoopproces.

Vaak zijn deze beïnvloeders eenvoudiger te vinden, omdat het personen zijn die direct met jouw product of dienst aan de slag gaan. Zij nemen weliswaar niet de eindbeslissing, maar beïnvloeden de beslisser weldegelijk.

Hoe vind je de beslisser en beïnvloeders?

De volgende stap is om de beslisser en beïnvloeders binnen de organisatie te vinden. Je vindt hen door de volgende stappen te ondernemen:

Stap 1: Start met de website

Op de website van het bedrijf vind je vaak op de ‘over ons’ of ‘team’ pagina de verantwoordelijke personen. Dit is vooral zo bij MKB-bedrijven. Verder staan bij nieuws- of persberichten vaak quotes van directieleden of andere verantwoordelijken.

Ook vind je op de teampagina soms ook links naar social mediaprofielen, waar je weer meer achtergrondinformatie over je beslisser of beïnvloeder vindt.

Stap 2: Zoek in Google

Een andere manier om de beslisser te vinden is door zoekmachines als Google te raadplegen. Zoek op de bedrijfsnaam in combinatie met de specifieke functie.

Stap 3: Gebruik LinkedIn

Op LinkedIn hebben steeds meer bedrijven een profiel, waar je ook de personen vindt die bij het bedrijf werkzaam zijn of zijn geweest. Het laat duidelijk zien hoe groot het bedrijf is en welke functieomschrijvingen zij gebruiken. Kijk vervolgens welke personen aansluiten bij je buyer persona voor je beslisser.

LinkedIn is een uitstekende manier om meer te weten te komen over je beslisser. Op de profielpagina vind je waardevolle informatie over bijvoorbeeld de functietitel van de persoon, hoe lang deze werkzaam is voor het bedrijf en welke functies hiervoor zijn bekleed.

Kortste weg: Mogelijke contacten vinden via Online Succes

Via het dashboard van Online Succes zie je welke bedrijven jouw website hebben bezocht. De software geeft daarbij via het blok Mogelijke Contacten suggesties welke personen relevant zijn, inclusief een link naar het LinkedIn profiel van de desbetreffende persoon. Zo weet jij snel wie je het beste kunt benaderen.

Contactgegevens achterhalen

Nu je weet wie je binnen de organisatie wilt bereiken heb je van diegene de contactgegevens nodig.

Het algemene telefoonnummer en e-mailadres is via de website van het bedrijf of in het dashboard van Online Succes eenvoudig te achterhalen. In sommige gevallen staat er ook een 06-nummer bij.

Er zijn verschillende mogelijkheden om het persoonlijke e-mailadres van iemand te achterhalen. De eerste stap is via Google, bijvoorbeeld te zoeken op jouw contactpersoon in combinatie met het woord ‘e-mail’ of ‘email’.

Een andere manier om het e-mailadres te achterhalen is door het patroon te vinden op basis waarvan de e-mailadressen binnen het bedrijf zijn opgebouwd. Dit doe je door in Google te zoeken op: “@website.nl” gevolgd door e-mail of email. Stel het e-mailadres bestaat uit een voorletter, een punt en de achternaam, dan kun je zelf het e-mailadres van jouw contactpersoon samenstellen.

Er zijn ook verschillende tools om het e-mailadres te achterhalen. Een van de meest gebruikte is Hunter.io, waarbij je per maand 25 gratis zoekopdrachten krijgt.

Alternatieven voor Hunter.io zijn onder meer Anymail Finder, FindEmails en NinjaOutreach.

Contact opnemen

Nu je weet met wie je contact kunt opnemen en hoe je deze persoon het beste kunt bereiken, is de volgende stap om daadwerkelijk met hem of haar in contact te komen. Simpelweg zijn er drie mogelijkheden:

• Telefonisch
• Per e-mail
• Via social media

Ik raad je aan om eerst via social media contact te leggen met je beslisser of beïnvloeder. Op deze manier is het geen ‘koud gesprek’ meer zodra je in gesprek gaat. In b2b is LinkedIn daarvoor vaak het beste platform.

Warmer contact via een gemeenschappelijke LinkedIn connectie

Speur het LinkedIn profiel van je beslisser af en kijk daarbij of jouw contactpersoon gemeenschappelijke connecties heeft. Als dat het geval is, vraag dan om een introductie van die persoon, zodat je niet ‘koud’ met jouw contactpersoon het gesprek aan gaat.

Of geef bij je contactpersoon aan wie jullie gemeenschappelijke connectie is. Dit schept een band en een reden om het gesprek voort te zetten. Wellicht dat je samen met deze gemeenschappelijke connectie bijvoorbeeld samen aan een project hebt gewerkt, waardoor je contactpersoon bij hem of haar kan vragen hoe dat is verlopen en mogelijk een aanbeveling kan doen.

Per e-mail contact

Door de AVG en GDPR is er het een en ander veranderd in e-mailmarketing. Het verzamelen van e-mailadressen valt onder de noemer persoonsgegevens.

Voor klanten mag je de persoonsgegevens opslaan, omdat je deze nodig hebt om met hen te communiceren. Voor potentiële klanten mag je de persoonsgegevens opslaan als zij daartoe toestemming hebben gegeven, bijvoorbeeld omdat zij op de hoogte gehouden willen worden.

Je mag vervolgens persoonsgegevens alleen inzetten voor het doel waarvoor je ze hebt verkregen. Dus heeft de persoon in kwestie toestemming gegeven voor een specifieke nieuwsbrief, stuur dan niet ook andere nieuwsbrieven.

Houd je aan deze regels als je per e-mail contact opneemt:

• Stuur een persoonlijke e-mail
• Maak geen opgemaakt marketing bericht
• Vraag in je eerste e-mail altijd toestemming
• Bied in je bericht altijd een opt-out aan
• Benoem eventueel het gerechtvaardigde belang
• Sla e-mailadressen veilig op

Bekijk ook deze tips van Charlotte’s Law.

Telefonisch contact

Let op dat sinds 1 juli de wetswijziging van de Telecommunicatiewet in werking is getreden. Hierdoor moet je vooraf toestemming hebben van een natuurlijk persoon om deze  telefonisch te mogen benaderen, of het moet een bestaande klantrelatie zijn. Natuurlijke personen zijn consumenten of juridische bedrijfsvormen als een eenmanszaak, VOF, maatschap of CV.

Samengevat

Het vinden van de juiste contactpersoon begint bij een gedegen onderzoek naar je eigen propositie en wie je precies zoekt. Vervolgens ga je via de website van het bedrijf, Google en social media op zoek naar de beslisser en/of beïnvloeder.

Als je deze persoon gevonden hebt raad ik je aan om eerst via social media contact te leggen, om zo het contact warmer te maken. Daarna is het tijd om de telefoon op te pakken of een e-mail te schrijven en het gesprek aan te gaan. Zorg er daarbij wel voor dat je van diegene toestemming hebt om contact op te mogen nemen. Succes!