Offertes zijn een belangrijk onderdeel binnen je salesproces en de online tools uit dit artikel helpen je om niet alleen eenvoudig online een offerte op te stellen, maar deze ook gemakkelijk te beheren.

Een nette en verzorgde offerte is uiteraard de eerste prioriteit. Je kunt voor het opstellen van je offerte kiezen voor een eenvoudige oplossing als Excel, maar inmiddels zijn er diverse online oplossingen waarmee je je kunt onderscheiden en je salesproces ondersteunen.

Een aantal online offerte tools biedt bijvoorbeeld vooraf opgestelde offertesjablonen, terwijl sommige tools je ook de volledige vrijheid geven hoe jij je offerte opstelt. Daarbij willen de tools vooral onderstrepen dat ze een aantrekkelijk alternatief zijn voor de PDF-bestanden die vaak als voorstel worden verstuurd. Deze offerte tools zijn volledig online en daardoor ook vaak voorzien van interactieve content.

Andere voordelen van de online oplossingen zijn het eenvoudig verwerken van berekeningen in je offertes en dat je potentiële klant direct online de offerte kan tekenen voor akkoord.

Ook biedt een aantal offerte tools direct inzicht in de status van een offerte. In sommige gevallen beoordelen meerdere mensen je offerte, waardoor het belangrijk is om overzicht te houden in welk stadium je offerte zich bevindt. Een aantal offerte tools biedt daarom een dashboard waarin je per offerte ziet:

• Of en wanneer een potentiële klant je offerte opent
• Waar op de offerte de meeste tijd en aandacht is besteed
• Hoeveel mensen de offerte hebben bekeken

Op basis van deze informatie kun je weer toekomstige offertes verbeteren. Daarbij zijn een aantal offerte tools te koppelen met verschillende CRM’s, waardoor je offertes naadloos zijn te integreren in je bestaande bedrijfsprocessen.

Online offerte tools kunnen je dus onder meer helpen bij:

• Offertevoorbeelden en sjablonen gebruiken
• Geautomatiseerde korting en margecalculaties verwerken
• Digitale handtekening voor akkoord
• Workflow management
• Integratie met je CRM

Om je te helpen hebben wij een aantal offerte tools verzameld die je niet alleen ondersteunen bij het opstellen van een offerte, maar in sommige gevallen ook inzicht geven hoe je de conversie kunt verhogen.

1. PandaDoc

Een van de meest gebruikte offerte tools wereldwijd is PandaDoc. Hierin kun je onder andere notificaties instellen wanneer potentiële klanten je offerte openen, hoeveel tijd zij hebben besteed om deze door te nemen en (eventueel) hebben ondertekend.

PandaDoc kan je daarnaast ook gebruiken om contracten te vernieuwen of om personeel gerelateerde documenten op te stellen.

De prijs van PandaDoc begint bij $19 per maand voor één gebruiker, waarbij je de beschikking hebt over maximaal 5 sjablonen. Vanaf $39 per maand per gebruiker heb je toegang tot alle sjablonen en daarnaast de mogelijkheid om PandaDoc eenvoudig te integreren met oplossingen als Microsoft Dynamics en Zapier.

2. Gripp

Het Nederlandse softwarebedrijf Gripp biedt diverse softwareoplossingen, waaronder zijn offerte tool White Works. Hierin kun je onder meer per onderdeel aangeven of de werkzaamheden op basis van een vast bedrag, begroting of nacalculatie gebeuren. Ook wijzigingen die je maakt blijven bewaard.

Een handige oplossing is de mogelijkheid om via een koppeling offerteaanvragen die op je website worden gedaan om te zetten naar een offerte. Verder wordt bijgehouden hoeveel offertes er nog open staan, zijn geaccepteerd of geweigerd.

Voor de eerste 3 gebruikers betaal je €25 per gebruiker per maand en voor de 4^e en daaropvolgende gebruikers €10 per gebruiker per maand.

3. Moneybird

Diverse Nederlandse online boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om offertes te maken en te versturen, waarbij de lay-out vaak wel redelijk standaard is. Een van de oplossingen is Moneybird.

De eerste 60 dagen kun je Moneybird voor een waarde van €50 testen. Daarnaast is er een gratis pakket, waarmee je maximaal 3 verkoopfacturen en 3 inkomende documenten per maand kunt aanmaken. Vervolgens begint het starttarief op €10 per maand, waarbij je onbeperkt offertes kunt versturen en je alleen beperkt wordt door het aantal banktransacties van 20 per maand. Voor €17,50 per maand wordt dit verhoogd naar 50 banktransacties per maand en vanaf €25 per maand is het aantal banktransacties onbeperkt.

4. Quote Roller

Quote Roller is onderdeel van het hierboven besproken PandaDoc en onderscheidt zich door te focussen op de prijsstelling binnen je offerte. Je kunt eenvoudig je winstmarge per project uitrekenen en kortingen toepassen. Ook is het mogelijk om via een reactiesectie direct met je potentiële klant de prijzen discussiëren.

Verder maakte Quote Roller gebruik van de mogelijkheden die PandaDoc biedt. Je kunt Quote Roller 14 dagen lang gratis uitproberen. Daarna begint de prijs voor 1 gebruiker op $19 per maand en biedt het abonnement van $39 per maand onder meer een workflow systeem.

5. Qwilr

Net als een aantal andere offertetools biedt Qwilr de mogelijkheid om ‘web-based’ offertes op te stellen. De editor biedt de mogelijkheid om aan de beschikbare sjablonen interactieve content toe te voegen zoals Google Maps en Google Sheets en deze op te slaan, zodat je deze kunt hergebruiken.

Verder houdt Qwilr bij wat potentiële klanten in de offerte bekijken en waar zij op klikken. Ook is het te integreren met diverse sales en marketing tools als Slack en Zapier.

Qwilr biedt een 14 dagen gratis proefperiode. Daarna kunnen 3 gebruikers voor $39 per maand de offerte tool gebruiken. Daarnaast is er abonnement voor $79 per maand waarbij 5 gebruikers geavanceerdere mogelijkheden krijgen zoals CRM-koppelingen. Iedere extra gebruiker kost $20 per maand.

6. Proposify

In eerste instantie werd Proposify specifiek ontwikkeld voor designbedrijven, wat onder meer is terug te zien in de eenvoudige drag-and-drop interface. Je kunt daarnaast je offerte eenvoudig aanpassen via een editor en Proposify biedt de mogelijkheid om inzicht te krijgen in hoe vaak je offerte is bekeken, welke secties van je offerte het meest zijn bekeken door potentiële klanten en hoeveel tijd hieraan is besteed.

Proposify biedt een gratis proefversie van 14 dagen waarbij je eenvoudig met je LinkedIn, Facebook of Google+ account inlogt. Voor $25 per maand kan één gebruiker 5 actieve offertes bijhouden, terwijl voor $50 per maand er geen limiet is voor het aantal gebruikers en er 25 actieve offertes kunnen worden bijgehouden. Vanaf $125 per maand kun je onder meer ook rollen en teams toekennen.

7. Nusii

Deze offerte tool heeft een handige interface dankzij onder meer een drag-and-drop systeem. Daarnaast ontvang je een herinnering voor een follow-up op de offerte die je hebt verstuurd.

Nusii biedt een gratis proefversie van 15 dagen. Voor freelancers kost de tool daarna $29 per maand, waarbij er 5 actieve offertes kunnen worden aangemaakt. Wil je meer dan 1 gebruiker dan kost de tool $49 per maand, waarbij je 20 actieve offertes kunt hebben en daarnaast meer mogelijkheden hebt. Voor $129 per maand krijg je naast 50 de ruimte voor actieve offertes ook een persoonlijke account manager.

8. Bidsketch

Met Bidsketch combineer je eenvoudig eerder gemaakte secties van je offerte of de templates die worden aangeboden. Verder kun je een upsell of een cross-sell creëren en kortingen integreren binnen je offerte.

De software stuurt je daarnaast een melding wanneer het voorstel is bekeken en of je potentiële klant deze als pdf heeft geëxporteerd. Verder kan Bidsketch geïntegreerd worden met tools als Zapier en Basecamp.

Bidsketch is gratis voor non-profit organisaties of als je een (eerlijke) beoordeling over de offertetool schrijft. Verder biedt Bidsketch een 14 dagen gratis proefversie en een startersversie van $19 per maand, waarbij 1 gebruiker 25 cliënten kan aanmaken en ongelimiteerd voorstellen kan versturen. Voor een maandbedrag van $79 kunnen maximaal 3 gebruikers de tool gebruiken, terwijl de limiet zit op 8 gebruikers waarvoor je in dat geval $149 per maand betaalt.

9. GetAccept

GetAccept is een platform voor digitale handtekeningen en documenttracking. Deze tool betrekt de ontvanger van de offerte bij een slim en gepersonaliseerd document dat ze onmiddellijk kunnen ondertekenen. Bovendien bevat de tool ook video- en livechat mogelijkheden.

Conclusie

Zoals je ziet zijn er diverse online oplossingen om je offerte op te maken, te versturen en bij te houden wat de status is. Sommige tools bieden daarbij handige toepassingen om beter in te spelen het salesproces, zoals notificaties wanneer iemand je offerte heeft geopend en welke onderdelen zijn bekeken.

Heb jij ervaringen met een van deze tools of mis je nog een offerte tool in dit overzicht? We lezen het graag in de reacties hieronder.